Jak zaprojektować i wdrożyć system wideokonferencji
Jak zaprojektować i wdrożyć odpowiedni system wideokonferencyjny?
Postęp technologiczny na przestrzeni ostatnich kilkunastu lat wywrócił nasze miejsca pracy do góry nogami. Z igłą w stogu siana pozostaje nam szukać tradycyjnego kalendarza, którego z powodzeniem zastąpił jego elektroniczny odpowiednik. Pewnie nie jeden z Was pamięta, jak nerwowo przewracał kolejne strony papieru w poszukiwaniu zapomnianego hasła. Dziś jest to o wiele prostsze. Wystukując na klawiaturze żądaną komendę ujmujemy swoje chwilowe zakłopotanie we francuskim stwierdzeniu „voilá”.
Podobnie jest z systemami audiowizualnymi, których funkcjonalność stała się symbolem współczesnego miejsca pracy. Niegdyś, komunikacja twarzą w twarz mierzona była setkami pokonanych przez nas kilometrów. Obecnie, możliwa jest bez potrzeby wychodzenia z domu, bo ciężko nam sobie wyobrazić salę konferencyjną bez systemu wideokonferencyjnego. Zyskujemy czas, który spędzilibyśmy w podróży, jednocześnie zwiększając efektywność pracy naszego zespołu, bowiem wykonywanie zadań przy użyciu nowych technologii jeszcze nigdy nie było takim ułatwieniem.
Kryterium jakości i funkcjonalności
Już w starożytności Arystoteles mawiał, że jakość to to, co sprawia, że rzecz jest rzeczą, którą jest, dlatego zamienne rozwiązania oparte wyłącznie na kryterium niskiej ceny, nierzadko nie spełniają swojej funkcjonalności.
Niestety, wciąż wiele firm czy instytucji boryka się z problemami technicznymi związanymi z pokojem konferencyjnym, poszukując prostych i niedrogich rozwiązań sprzętowych. Problem zaczyna pojawiać się tam, gdzie w pokoju mamy pomieścić spotkanie np. całego działu firmy czy członków zarządu. Wówczas okazuje się, że nasze małe, kompaktowe, centrum wideokonferencyjne nie wystarcza do realizacji założeń naszego kierownictwa.
Projektując sale konferencyjne warto zasięgnąć wiedzy oraz skorzystać z doświadczenia firm audiowizualnych. Każdy system wideokonferencyjny „szyty” jest na miarę, bowiem potrzeby jego użytkowników bywają różne. Powinien cieszyć nasze oczy wizualnie, być praktyczny do zastosowania, spełniać oczekiwania oraz służyć swoją jakością na długie lata.
W zależności od użytkownika potrzeby są bardzo różne i tak na przykład pracownicy wyższej uczelni nie wymagają takich samych możliwości od systemu wideokonferencyjnego jak pracownicy sądów czy instytucji wojskowych. Systemy audiowizualne muszą być projektowane w oparciu o kulturę i potrzeby danej firmy.
Warto też zastanowić się nad koncepcją standardowego wyposażenia wszystkich pokoi konferencyjnych w danej organizacji. Niezależnie czy jest to jedna sala, dwie czy więcej, mała czy duża salka konferencyjna, idealnym rozwiązaniem byłby standardowy, wspólny interfejs użytkownika. Należy oczekiwać „prostego” i przyjaznego interfejsu, gdzie wystarczy jeden lub dwa przyciski, aby rozpocząć spotkanie.
Nieocenioną pomocą będzie możliwość skorzystania ze wsparcia technicznego wybranego dostawcy systemu wideokonferencyjnego, który siedząc przed komputerem nawet kilkaset kilometrów od Ciebie, zdalnie, na bieżąco może monitorować i zarządzać Twoim systemem.
Warto współpracować z kompetentnym dostawcą i integratorem systemów AV. Dobrze wybrany i wdrożony system wideokonferencyjny nie będzie wymagał zatrudnienia specjalistycznej kadry AV / IT do jego obsługi, co pozwoli zaoszczędzić czas oraz obniżyć dodatkowe koszty.